Datenschutz in der Rechtsanwaltskanzlei

Datenschutz gehört zu den Grundpflichten des Rechtsanwalts und seiner Mitarbeiter. Die wichtigsten Vorschriften hierzu sind nicht in den auch für Anwaltskanzleien geltenden Datenschutzgesetzen, sondern im Straf- und Berufsrecht zu finden.

Verschiegensheitspflicht

Die Verschiegensheitspflicht zählt zu den Grundpflichten des Rechtsanwalts.

§ 43a Absatz 2 der Bundesrechtsanwaltsordnung bestimmt, dass der Rechtsanwalt zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Diese Pflicht bezieht sich auf alles, was ihm in Ausübung seines Berufes bekanntgeworden ist. Dies gilt nicht für Tatsachen, die offenkundig sind oder ihrer Bedeutung nach keiner Geheimhaltung bedürfen. Der Rechtsanwalt hat die von ihm beschäftigten Personen in schriftlicher Form zur Verschwiegenheit zu verpflichten und sie dabei über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zu belehren. Zudem hat er bei ihnen in geeigneter Weise auf die Einhaltung der Verschwiegenheitspflicht hinzuwirken. Den von dem Rechtsanwalt beschäftigten Personen stehen die Personen gleich, die im Rahmen einer berufsvorbereitenden Tätigkeit oder einer sonstigen Hilfstätigkeit an seiner beruflichen Tätigkeit mitwirken.

Die Berufsordnung der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte in der Bundesrepublik Deutschland regelt in § 2 weitere Einzelheiten.

Danach gilt die Verpflichtung und Berechigung des Rechtsanwalts zur Verschwiegenheit auch nach Beendigung des Mandats. Ferner sind dort Fälle aufgeführt, in denen ein Verstoß gegen die Pflicht zur Verschwiegenheit nicht vorliegt.

Nach Absatz 7 diese Norm gebietet die Verschwiegenheitspflicht dem Rechtsanwalt, die zum Schutze des Mandatsgeheimnisses erforderlichen organisatorischen und technischen Maßnahmen zu ergreifen, die risikoadäquat und für den Anwaltsberuf zumutbar sind. Aus gutem Grunde setze ich daher in meiner Kanzlei Freie Software ein.

In Absatz 8 dieser Vorschrift ist schließlich ausdrücklich bestimmt, dass die Bestimmungen des Datenschutzrechts zum Schutz personenbezogener Daten hiervon unberührt bleiben.

Die Pflicht zur Verschwiegenheit ist auch strafbewehrt.

Wer unbefugt ein fremdes Geheimnis, namentlich ein zum persönlichen Lebensbereich gehörendes Geheimnis oder ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis, offenbart, das ihm als Rechtsanwalt anvertraut worden oder sonst bekanntgeworden ist, wird nach § 203 Absatz 1 des Strafgesetzbuches mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft.

In gleicher Weise werden auch die bei einem Rechtsanwalt beschäftigten Personen bei unbefugter Offenbarung eines fremdes Geheimnis bestraft (Absatz 4). Nach dieser Vorschrift muss der Rechtsanwalt bei Meidung von Strafe auch dafür Sorge tragen, dass eine solche Person zur Geheimhaltung verpflichtet wird.

Ohne Daten geht es nicht!

Art der erhobenen Daten

Zur sachgerechten Durchführung des Mandats ist die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Weitergabe auch personenbezogener Daten notwendig.

Folgende Daten der Mandanten werden erhoben:

Soweit verfügbar und notwendig werden derartige Daten auch in Bezug auf Gegner, sonstige Beteiligte, Gegen- und Korrespondenzanwälte erhoben. Dabei wird auch die "Rolle" der Person in der jeweiligen Rechtssache festgehalten.

Schließlich interessiere ich mich auch dafür, warum ich und nicht ein anderer der vielen tausend Rechtsanwälte in der jeweiligen Rechtssache mandatiert werden soll.

Zwecke der Datenerhebung, -speicherung und -verarbeitung

Die Erhebung und Speicherung dieser Daten erfolgt, um Personen als Mandanten, Gegner oder sonstige Beteiligte identifizieren zu können, auch im Rahmen einer Kollisionskontrolle (s. § 356 des Strafgesetzbuches — Parteiverrat).

Sie erfolgt, um den Mandanten angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können.

Sie erfolgt ferner zur Korrespondenz und zur Rechnungsstellung, sowie in Erfüllung steuerlicher Pflichten.

Sie erfolgt schließlich auch zur Abwicklung eventueller Haftungsansprüche, sowie der Geltendmachung etwaiger eigener Ansprüche.

Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund der Mandatierung und ist zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.

Die Speicherung der Daten erfolgt bis zum Wegfall der Zwecke ihrer Erhebung, zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (s. § 50 Absatz 2 der Bundesrechtsanwaltsordnung) und von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Danach werden die Daten gelöscht und noch vorhandene Unterlagen vernichtet.

Datenübermittlung

Soweit dies zur Erfüllung des erteilten Auftrages (Mandats) und zur Geltendmachung und Verteidigung der Rechte des Mandanten im Rahmen desselben erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren vor allem anwaltliche Vertreter, sowie an Gerichte und andere Behörden zum Zwecke der Korrespondenz und zur Geltendmachung und Verteidigung der Rechte des Mandanten. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur mit Einwilligung des Mandanten (s. o.).

Eine Übermittlung persönlicher Daten an Dritte zu anderen als den vorgenannten Zwecken findet nicht statt.

Rechte des Mandanten und anderer Personen

Der Mandant kann seine einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber dem Rechtsanwalt widerrufen. Danach darf die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortgeführt werden, soweit sie zur Wahrung der Interessen des Mandanten erfolgte. Dies kann allerdings auch zur Beendigung des Mandats führen, weil es dann nicht mehr sachgerecht fortgeführt werden kann.

Die betroffene Person kann Auskunft über ihre vom Anwalt verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Die Auskunftspflicht erstreckt sich die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft der Daten, sofern diese nicht beim Anwalt erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung und gegebenenfalls deren Einzelheiten. In meiner Kanzlei besteht eine derartige automatisierte Entscheidungsfindung nicht.

Die betroffene Person hat das Recht, vom Rechtsanwalt unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung hat die betroffene Person das Recht, die Vervollständigung unvollstündiger personenbezogener Daten zu verlangen. Es erleichert erfahrungsgemäß die Arbeit des Anwalts, wenn der Mandant bei einem Umzug, einer Änderung seiner Telefon-, E-Mail- oder Kontodaten auch zeitnah seinen Anwalt unterrichtet. Auch ansonsten besteht ein erhebliches Interesse des Anwalts an der Richtigkeit der ihm zur Verfügung stehenden Daten.

Die Löschung gespeicherter personenbezogenen Daten kann verlangt werden, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Insbesondere kann die Löschung solcher Daten nicht verlangt werden, die zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu speichern sind.

Außerdem kann die betroffene Person die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von ihr bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es dem Anwalt ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen, die Verarbeitung unrechtmäßig ist,die betroffene Person aber deren Löschung ablehnt, der Anwalt die Daten nicht mehr benötigt, die betroffene Person jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt oder Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Anwalts gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.

Der Rechtsanwalt kann allerdings gleichwohl diese personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person weiterhin verarbeiten.

Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und sie hat das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln.

Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von berechtigten Interessen verarbeitet werden, Widerspruch einzulegen. Der Rechtsamnwalt verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Kanzleisitzes des Rechtsanwaltes.

Fazit

Im Datenschutzrecht sind Vorkehrungen dafür getroffen worden, dass der Rechtsanwalt seinen für den Rechtstaat charakteristischen Beruf ausüben kann, ohne wieder "zu Tinte und Feder greifen" zu müssen.

Im Verhältnis zum Mandanten ist ohnehin das für eine sachgerechte Führung des Mandats notwendige Vertrauensverhältnis zwischen Anwalt und Mandant vorrangig.